Helsingør har gennem en årrække prioriteret events som en del af byens liv, identitet og attraktivitet. Store koncerter, Ironman, Passage Festival, Sjælland Rundt, Kronborg Cup og en lang række andre begivenheder fylder byen året igennem.

Vi har samtidig noget, mange eventbyer misunder os: Kulturhavn Kronborg. En stor, åben og centralt placeret eventflade mellem bymidten, Kulturværftet, M/S Museet for Søfart og Kronborg.

Men den attraktive placering skaber også nogle af vores største dilemmaer.

For hvad sker der med kulturinstitutionerne, når tusindvis af eventgæster fylder området, men ikke nødvendigvis besøger institutionerne? Hvad sker der med handels- og bylivet, når store events fylder byen og ændrer adgangsveje og bevægelsesmønstre? Og hvordan skaber vi bedre sammenhæng mellem eventpladsen, kulturinstitutionerne og resten af byen?

Kort sagt: Hvordan sikrer vi, at det gode event ikke kun er godt for eventen selv, men skaber værdi for byen omkring den?

På dagens netværksmøde bruger vi Helsingør som case. Vi deler både det, der fungerer, og de dilemmaer, vi endnu ikke har fundet løsningerne på – og inviterer netværket til at udfordre os og bringe egne erfaringer i spil.

12.30 – Velkommen til eventbyen Helsingør

Kort velkomst fra Jesper Bech, leder af Kultur, Erhverv og Fritid i Helsingør Kommune og Ricco Victor, Moment Danmark

Helsingør er en kompakt by, hvor kulturarv, bymidte, havn, kulturinstitutioner, erhvervsliv og store events ligger usædvanligt tæt.

En kort introduktion til dagens hovedspørgsmål:

Hvordan skaber vi events, hvor værdien spreder sig ud over selve eventpladsen – til byen, butikkerne, kulturinstitutionerne og destinationen?

12.45 – Kulturhavnen: En fantastisk eventplads – og et paradoks

Oplæg ved Søs Krogh Vikkelsøe, leder af Kulturværftet og Nicolai von Rosen, leder af produktion, Kulturværftet

Kulturhavn Kronborg giver Helsingør mulighed for at afholde events, som ellers ville være vanskelige at placere midt i en historisk by.

Men pladsen er også usædvanlig. Nærheden til Kronborg og de kulturhistoriske bindinger betyder, at mulighederne for permanente installationer og udvikling er begrænsede.

Det, der kan opleves som en begrænsning i hverdagen, er samtidig en af Kulturhavnens største styrker som eventplads: Den er fortsat åben, fleksibel og kan transformeres igen og igen.

Oplægget kommer bl.a. omkring:

• Hvordan fungerer Kulturhavnen som eventplads i praksis?

• Hvilke typer events fungerer særligt godt – og hvilke gør ikke?

• Hvordan koordinerer vi mellem arrangører, kommune, kulturinstitutioner og andre aktører?

• Hvordan udvikles fortællingen og visualiteten gennem/for hvert event i Kulturhavn Kronborg?

• Hvad har vi lært af de store events?

• Hvornår bliver fleksibiliteten en styrke – og hvornår bliver den manglende permanente infrastruktur en udfordring?

13.10 – Når 10.000 gæster udenfor ikke giver flere gæster indenfor

Oplæg ved Katrine Pedersen, E-Commerce Manager hos M/S Museet for Søfart

En stor event kan skabe massiv aktivitet på Kulturhavnen. Men for de kulturinstitutioner, der ligger midt i eventområdet, er mange mennesker ikke nødvendigvis lig med mange besøgende.

Ved nogle af de største events bliver adgangen vanskelig, institutionerne opleves som "lukket inde", og publikum er kommet med et helt andet formål end et museumsbesøg.

Det rejser et dilemma:

Kan en event være en succes for byen, samtidig med at naboen til eventen mister omsætning?

Og hvis gevinsten i stedet er eksponering, branding og langsigtet turisme – hvordan dokumenterer vi så den værdi?

Katrine Pedersen, E-Commerce Manager hos M/S Museet for Søfart, giver institutionens perspektiv på både mulighederne og bagsiden ved at være nabo til nogle af byens største events.

13.30 – Events og byliv: Når mange mennesker ikke nødvendigvis skaber mere værdi

Oplæg ved Tanja Höper, citymanager i Helsingør

Store events skaber liv, synlighed, fællesskab og mennesker i byen. Men mange mennesker er ikke nødvendigvis det samme som mange kunder – og en eventgæst bliver ikke automatisk til en bygæst.

Med Royal Run som konkret case undersøger jeg forskellen mellem mennesker i byen, værdi i byen og værdi for byen – og hvad der sker, når gevinster og gener ikke fordeler sig lige.

Hvornår er en event egentlig en succes for den by, den foregår i?

Hvordan får vi eventgæsten til også at blive bygæst?

Og hvordan gør vi byen omkring eventen til medskaber af værdien – frem for nogen, vi bagefter skal sikre opbakning fra?

13.50 – Pause og netværk

14.10 – Fra eventplads til eventby

Introduktion og walk & talk på Kulturhavnen

Vi starter med et kort blik på området fra Marienlyst og lystbådehavnen over Værftshallerne og Kulturhavn Kronborg til bymidten og Kongekajen.

Med afsæt i et kort over området fortæller vi om nogle af de sammenhænge og potentialer, vi ser i dag – men også om de steder, hvor byen, kulturinstitutionerne, turismen og eventområdet ikke hænger godt nok sammen.

Frem mod 2032 ønsker Helsingør at arbejde mere strategisk med området som helhed. Det handler blandt andet om, hvordan de forskellige steder og funktioner kan forbindes bedre, hvordan uudnyttede arealer kan bringes mere i spil, og hvordan events, kultur, turisme og byliv kan tænkes ind som en del af den langsigtede udvikling. Arbejdet er endnu på et tidligt stadie og skal løftes ind i en politisk proces i de kommende år.

Herefter går vi ud og bruger området som en levende case.

På turen bevæger vi os gennem Kulturhavnen, ser krydsfeltet mellem havnen og bymidten og besøger Værftshallerne, som er under udvikling, og de omkringliggende udearealer. Undervejs fortæller vi om områdets forskellige funktioner og om de muligheder og udfordringer, vi oplever, når området skal fungere både som hverdagsby, kulturområde, turistdestination og ramme om store events.

Vi stopper undervejs ved konkrete steder og drøfter blandt andet:

• Hvor fungerer forbindelsen mellem event, kulturinstitutioner og bymidte allerede godt – og hvor taber vi mennesker og aktivitet på vejen?

• Hvordan kan Værftshallerne og de omkringliggende arealer bringes mere i spil i forbindelse med fremtidens events?

• Hvordan får vi eventgæster til at bevæge sig videre ud i byen og opleve mere af Helsingør?

• Hvilke fysiske greb, funktioner eller faciliteter kan styrke området som eventområde – uden at vi mister den åbenhed og fleksibilitet, der er en af Kulturhavnens store kvaliteter?

• Og hvordan kan vi arbejde strategisk med området som helhed frem mod 2032, så events tænkes sammen med kultur, turisme og byliv?

Vi har ikke de færdige svar. Derfor inviterer vi deltagerne til at se området med deres egne faglige briller og tage deres observationer med videre til dagens efterfølgende sparring.

15.00 – Nu vender vi casen om: Hvad ville I gøre?

Faciliteret sparring med Moment Danmarks medlemmer

Helsingør lægger tre reelle dilemmaer på bordet og beder netværket om hjælp.

Dilemma 1: Kulturinstitutionen

20.000 mennesker kommer til et stort event lige uden for døren, men det betyder ikke nødvendigvis flere gæster indenfor. Tværtimod kan store events gøre institutionerne mindre tilgængelige og medføre tab af besøgende og omsætning.

Hvordan kan kulturinstitutionerne få større værdi af de store events omkring dem – uden at de nødvendigvis skal være en del af selve eventen?

Dilemma 2: Bymidten

Et stort event kan skabe turisme, synlighed, branding og aktivitet i Helsingør. Men gevinsterne fordeler sig ikke nødvendigvis jævnt. Mens caféer og restauranter kan opleve øget aktivitet, kan andre butikker opleve færre kunder, vanskelig adgang og gener som følge af afspærringer.

Hvordan får vi eventens gæster og den værdi, de repræsenterer, til i højere grad at sprede sig til resten af byen – og hvordan skaber vi lokal opbakning, når gevinster og gener ikke er ligeligt fordelt?

Dilemma 3: Det samlede eventområde

Kulturhavnen er en stærk og fleksibel eventplads, men området rummer langt mere end den åbne plads foran Kronborg. Værftshallerne de omkringliggende udearealer, kulturinstitutionerne og forbindelsen til bymidten rummer tilsammen et potentiale, som endnu ikke er fuldt udnyttet.

Hvis vi frem mod 2032 skal tænke området mere som en helhed, hvordan kan vi så skabe bedre sammenhæng mellem event, kultur, turisme og byliv – og hvilke fysiske eller organisatoriske greb ville I prioritere?

15.35 – Hvad tager vi med os?

Grupperne deler deres vigtigste anbefalinger fra arbejdet med de tre dilemmaer.

Hvad har vi fået øje på i dag? Hvilke greb og idéer er værd at arbejde videre med i Helsingør? Og er der erfaringer og perspektiver, som deltagerne kan tage med tilbage til deres egne events, organisationer og kommuner?

Vi samler de vigtigste pointer fra dagen og giver til sidst plads til deltagernes bud på den ene anbefaling, de især mener, Helsingør bør tage med videre.

15.50 – Afrunding

Helsingør Kommune og Moment Danmark

Hvad har Helsingør fået med hjem?

Og hvilke af dilemmaerne er i virkeligheden ikke Helsingør-dilemmaer, men fælles udfordringer for danske eventbyer?

Aslak Gottlieb fortæller om aftenens program for Kulturnatten i Helsingør, der er i byen samme dag som vi holder dette netværksmøde.

Kl. 16.00 – Tak for i dag